Appels vidéos : comment trouver le bon équilibre

Jen Farr et Mohammad Raza 

Bien que les plateformes de visioconférences telles que Zoom et Microsoft Teams soient devenues un élément essentiel pour rester connecté avec nos collègues, elles peuvent également être épuisantes au niveau mental. Puisque nous sommes plusieurs à continuer de travailler à distance, il est important de trouver un bon équilibre pour assurer que nous utilisons ces outils au mieux de nos capacités tout en faisant attention à notre santé mentale. 

Alors que nous sommes dans ce que nous espérons être la dernière ligne droite de la pandémie, nous avons rassemblé quelques recommandations sur la façon d’utiliser les plateformes virtuelles afin de rester en contact avec vos équipes, tout en fixant des limites – et ainsi atténuer la redoutable (mais bien réelle) « fatigue Zoom ».  

Rester connecté

• Planifiez des rencontres d’équipe informelles : envisagez organiser une réunion informelle à la fin de la semaine de travail, permettant au personnel de se détendre dans un espace familier et de parler de choses non liées au travail. Faire des jeux et des activités (les « quiz » et « scattergories » sont nos favoris chez K&A) aidera également à établir des liens plus profonds au sein de votre équipe, ce qui finira par renforcer la camaraderie et facilitera donc le travail d’équipe. Cela peut également être utile pour les nouvelles et nouveaux employé.e.s dont l’intégration a pu se faire virtuellement et qui souhaitent donc connaître l’équipe à un niveau plus personnel. 

• Instaurez des discussions instantanées par groupes de travail : alors que certains employés ressentent de la pression à l’idée d’être devant la caméra, d’autres trouvent que le manque de rencontres en personne est tout aussi inconfortable. Une option est d’avoir une chaîne ou un flux en direct, permettant aux employé.e.s de se connecter avec leurs collègues pendant les heures de travail, répliquant ainsi dans l’environnement virtuel le sentiment de travailler les uns avec les autres. Ce n’est certainement pas la même chose que l’atmosphère du bureau, mais c’est le plus proche que nous pouvons avoir en télétravail! 

• Organisez des sessions d’idéation : les séances de remue-méninges sont un moyen engageant et productif pour vos équipes d’exercer leur créativité et de sortir des sentiers battus. De nombreux outils et plateformes disposent désormais de tableaux blancs virtuels et de surligneurs : continuer à organiser des remue-méninges comme vous le feriez en temps normal au bureau est donc un excellent moyen de maintenir l’esprit d’équipe, bien qu’à distance. 

Même si les plateformes comme Zoom et Microsoft Teams sont essentielles, les appels vidéo peuvent souvent être plus épuisants que les réunions en personne. En effet, dans un environnement de réunion traditionnel, nous pouvons détourner notre regard plutôt que de toujours garder nos yeux sur nos collègues, nos clients et nous-mêmes, à la différence des écrans. Voici quelques conseils qui peuvent aider à atténuer la tension. 

Fixer des limites 

• Désactivez le retour d’image : se regarder constamment sur l’écran pendant une rencontre virtuelle peut déclencher de l’anxiété et des émotions négatives. Même si nous n’avons pas l’intention de le faire, nous nous regarderons inévitablement pendant un long moment, augmentant les pressions liées au besoin de bien performer au travail… Et en faisant cela, nous risquons même de perdre notre concentration sur ce qui est dit lors de la réunion. 

• Déplacez-vous : rester assis devant un écran toute la journée peut nous donner l’impression d’être toujours « branché.e.s », ce qui peut s’avérer extrêmement fatigant pour nombre d’entre-nous. Même nos journées de bureau les plus chargées incluaient une promenade occasionnelle jusqu’à la cuisine ou dans le couloir, alors essayez d’incorporer ces petites pauses tout en mouvements dans votre routine à distance. C’est bon pour votre santé physique comme mentale. 

• Évitez de maximiser la fenêtre d’appel : avoir une visioconférence sur un grand écran donne aux têtes de vos collègues une taille disproportionnée, ce qui peut envoyer comme signal à votre système perceptif que ces dernier.ères sont plus proches de vous que ce qui vous est confortable. Si vous travaillez avec deux moniteurs, garder la fenêtre d’appel sur le plus petit écran pour vous aider. 

• Envisagez un appel téléphonique ou un courriel : lorsque c’est possible, essayez de voir si votre visioconférence peut être remplacée par un appel téléphonique, un courriel ou un échange sur Slack. Cela donne aux collègues et aux clients la possibilité de prendre l’appel pendant une petite marche ou bien même en se tenant debout – pas besoin de se sentir forcé de « performer » tout le temps en travaillant constamment à votre bureau. 

Chez K&A, nous avons également introduit ce que nous appelons les jeudis pyjama, au cours desquels toutes les réunions internes doivent être menées hors vidéo pour nous accorder une pause hebdomadaire. D’ailleurs, à quoi servent les jeudis, si ce n’est pas pour travailler dans nos pyjamas? C’est notre nouveau jour préféré de la semaine! 

Nous reconnaissons également que les réunions consécutives dans un monde virtuel sont plus épuisantes mentalement que lorsque nous étions au bureau physique, car les quelques minutes de répit que nous prenions pour changer de salle de conférence ont maintenant été éliminées : le monde virtuel ne nous laisse que quelques secondes – voir pas du tout – entre chaque réunion. C’est donc pourquoi nous encourageons nos collègues à planifier des réunions de 20 ou 50 minutes, si cela est possible. Cela permet une pause de 10 minutes entre les rencontres et laisse un peu de flexibilité pour les impondérables qui se retrouvent autrement perpétuellement repoussés à plus tard, telles que s’hydrater, les pauses salle-de-bain ou simplement s’étirer les jambes. 

Avec le beau temps enfin arrivé et le déploiement des vaccins qui s’accélère à travers le pays, nous espérons que les réunions en personne ne se feront plus trop attendre. En attendant, nous sommes reconnaissant.e.s de pouvoir compter sur la technologie pour rester en contact avec nos clients et nos collègues – et d’avoir une équipe qui se soutient, et qui au-delà de comprendre l’importance de la modération et de l’équilibre au fil de l’eau, l’encourage.