L’art de donner une rétroaction

Diana Conconi

À un moment donné de notre vie, chacun de nous devra donner son avis à quelqu’un. Bien que les commentaires soient généralement positifs ou « constructifs », les experts disent que la façon de les formuler est ce qui est le plus important.

Notre équipe a récemment eu l’occasion de participer à un webinaire sur L’art de donner une rétroaction, par l’intermédiaire de notre client, LifeWorks, avec Gudrun Hodge, conseillère professionnelle agréée et facilitatrice principale en milieu de travail.

Selon Hodge, ne pas savoir comment formuler une rétroaction peut créer un environnement stressant et inconfortable à la fois pour celui qui livre et pour celui qui reçoit la rétroaction. Cependant, quand c’est fait correctement, la dopamine que nous obtenons à travers des commentaires positifs, ou des éloges, peut amener des avantages physiques. (Ceci est extrêmement important car nous avons déjà enduré une longue période de carence en dopamine pendant la COVID-19). Pourtant, même en faisant des éloges, nous devons être attentifs à la clarté et au caractère détaillé de nos commentaires pour une interaction plus significative. Par exemple, observez comment « J’ai été vraiment impressionné par la façon dont vous avez abordé votre tâche! » sonne comparativement à un « Bon travail » générique.

En ce qui concerne les commentaires constructifs, Hodge recommande de se préparer de la meilleure façon de donner de la rétroaction en se posant quatre questions :

• Ai-je établi un environnement de confiance, de respect et d’apprentissage (pour que la personne qui reçoit les commentaires ait l’impression de pouvoir partager ouvertement et en toute confiance)?
• Ai-je fixé des attentes réalistes?
• Si j’étais à leur place, comment je voudrais qu’on me le dise?
• Comment les commentaires les aideront-ils à changer, à mieux réussir et à apprendre?

Si vous pouvez répondre à toutes ces questions, vous y êtes presque!

Cela aide également à vous rappeler que les commentaires, même les commentaires moins positifs, sont des outils de croissance et de réussite précieux et essentiels. Cela aide les gens à réaliser et à reconnaître comment leur comportement affecte les autres et s’ils agissent de manière appropriée; à apprendre à être meilleur et plus productif tout en aidant à maintenir des relations positives et enfin, à résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Alors maintenant, c’est l’heure des rétroactions! C’est là que le comment prend le dessus. Si vous gardez ces sept stratégies à l’esprit, elles peuvent aider à encadrer la conversation afin que vous puissiez donner de meilleurs commentaires et plus efficaces :

1. Soyez calme et rassurant – votre ton et votre discours garderont l’autre personne plus ouverte à ce que vous avez à dire.
2. Soyez descriptif et évitez le jugement – restez professionnel et concentrez-vous uniquement sur les décisions et les comportements.
3. Soyez précis – des mots comme « toujours », « jamais » ou « tout » sont trop généraux, évaluatifs et inutiles.
4. Soyez réaliste – concentrez-vous sur le changement que la personne peut réellement apporter.
5. Soyez ponctuel – attendre trop longtemps pour donner votre avis peut atténuer l’impact du retour et potentiellement donner l’impression que le problème n’était pas très important ou qu’il est trop tard pour faire quoi que ce soit.
6. Soyez clair et concis – soyez bref et allez droit au but.
7. Soyez conscient que la personne pourrait ne pas accepter vos commentaires – c’est toujours le choix de la personne, mais elle doit ensuite se rendre compte qu’il peut y avoir d’autres conséquences.

Chaque occasion de donner de la rétroaction peut offrir l’opportunité d’avoir une conversation ouverte qui engage le destinataire et répond à la fois à ses besoins et aux vôtres. Lorsque la rétroaction est fondée sur un véritable respect et un souci du succès de l’individu, l’idée de donner une meilleure rétroaction peut être moins inconfortable et plus productive.